Tip van de week

Hier treft u wekelijks waardevolle tips aan op het gebied van spreken in het openbaar, communicatie, cultuuromslag, netwerken, acquisitie, relatiebeheer en congres- en eventorganisatie

Tips voor Dagvoorzitters

1. leer je publiek kennen voor de bijeenkomst begint. Loop rond bij de koffie, sta bij de ingang en voer gesprekken met de deelnemers. Zo kun je snel een band scheppen en een aardig beeld van het verwachtingspatroon krijgen.

2. gebruik waar mogelijk de actualiteit. Is er iets gebeurd wat betrekking heeft op de inhoud van het congres, benoem dat dan. Daarmee suggereer je dat het

3. kondig sprekers aan met de juiste verwachting. Dat betekent de vraag die in de zaal leeft verwoorden, vervolgens de geloofwaardigheid van de spreker verhogen door zijn of haar expertise te noemen en ten slotte de spreker zelf aankondigen. De naam van de spreker moeten je laatste woorden zijn.

4. wanneer een spreker klaar is, noem dan een opvallend punt uit de presentatie. Dat vereist dat je een goed gevoel hebt over wat de zaal uit de presentatie haalt.
Dit kan een aardige start zijn voor zaalinteractie.

5. wissel sprekers af, nooit meer dan twee sprekers na elkaar. Zijn er drie, interview dan nummer twee.

6. stel sprekers voor om in vijf minuten de kern van het verhaal te doen, liefst zonder Powerpoint. De overige tijd kan dan met interactie en vragen uit de zaal worden gevuld.

7. reken op twee minuten per slide. Een spreker die 25 slides heeft staat dus 50 minuten voor de zaal. Laat sprekers dat weten en vermeld hoe vervelend het voor jullie beiden is als je hem of haar moet afkappen. Maak duidelijk dat je dat wel doet als het nodig is.

8. Zorg dat je weet hoe een spreker voor de zaal staat (door te gaan kijken, anderen te vragen, youtube etc) Kom je er niet achter, vraag dan aan de spreker zelf waar hi/zij opgetreden heeft en hoe de reacties van het publiek waren

9. bewaak de microfoon met je eigen leven! Geef die uit handen en je geeft de regie uit handen

10. Leg het publiek regels uit: hand opsteken als je wilt spreken, wachten op de microfoon, staan en naam en functie noemen. Dat is zowel voor jou als voor het publiek prettig

11. Onthoud de namen van sprekers uit het publiek. Als je terugkomt op iets wat iemand gezegd heeft is het belangrijk om die persoon bij naam te noemen

12. Buig opmerkingen om in een vraag. Bijv. iemand zegt dat er ontslagen vallen, wat er ook gebeurt. Je kunt dan zeggen: “U vraagt zich af of het wel zin heeft om uw mening te geven, klopt dat? Vervolgens kun je die vraag doorspelen aan de directeur die als spreker optreedt.

13. hou altijd oog voor de energie in de zaal. Merk je dat mensen inzakken, onderbreek een spreker dan met een vraag of opmerking.

14. Spreek van tevoren met de spreker af welk signaal hij of zij op prijs stelt om aan te geven dat er afgerond moet worden. Maak duidelijk dat jij strikt ben in de tijdsbewaking

15. Wanneer een onderwerp zwaar is, zoek dan ook naar de licht kant. Elk publiek vindt het prettig als er ook af en toe gelachen kan worden.

16. Zorg voor een gevulde eerste rij. De eenvoudigste manier is om bewust te weinig stoelen te laten plaatsen. Laat extra stoelen uit het zicht stand-by staan, die snel bijgezet kunnen worden.

17. Vraag je bij elke meeting af wat er voor het publiek te halen is. Speel daar op in met vragen aan spreker en aan het publiek

18. Pas de locatie aan het doel van de meeting aan. Is overleg belangrijk, kies dan voor een opstelling waar mensen elkaar kunnen zien. Een theaterzaal is dan geen goede optie.

19. Als je kiest voor een forum of panel, zorg dan dat er een dwarsligger in zit. Liefst iemand in wie het publiek zich kan herkennen. Dat houdt de aandacht veel beter vast en verlevendigt de discussie.

20. Bedenk dat het podium van jou is, elke spreker is jouw gast. Behandel ze ook zo en verwacht tevens dat ze jouw regels respecteren. Wees daarin duidelijk, vriendelijk en standvastig.

21. Een goede dagvoorzitter is iemand die de leiding heeft op zo’n wijze, dat het nauwelijks opvalt. Wees dienend aanwezig!